會計信息化檔案管理中的問題及對策

　　一、事業(yè)單位會計檔案管理工作現(xiàn)狀

　�。ㄒ唬�會計檔案管理制度相對滯后

　　由于多方面的原因，會計檔案的管理目前還沒有及時制定相應(yīng)的管理辦法。從技術(shù)條件講，首先是操作系統(tǒng)的版本偏低引起生成的會計信息出現(xiàn)運(yùn)行問題；其次是系統(tǒng)軟件的升級可能會造成舊數(shù)據(jù)無法讀取。這不僅會導(dǎo)致信息資源的流失，而且也會對將來的會計核算帶來很多不必要的負(fù)擔(dān)。

　�。ǘ�）會計檔案得不到充分利用

　　在單位內(nèi)部，作為重要資料管理的會計檔案工作，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義�？墒怯捎谑艿絺鹘y(tǒng)思維的影響，事業(yè)單位內(nèi)部通常對支出和收入狀況相對重視，沒有做好會計檔案的管理工作。在經(jīng)濟(jì)管理和活動中，會計檔案管理也未能發(fā)揮它應(yīng)有的作用和效能。對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，嚴(yán)重影響了這樣工作的開展。

　　二、事業(yè)單位會計檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采取的措施

　　（一）完善事業(yè)單位會計檔案管理制度

　　以事業(yè)單位的實際情況為基礎(chǔ)，同時，財務(wù)部門也要參考財政部《會計檔案管理辦法》，從實際出發(fā)制定會計檔案管理制度。細(xì)節(jié)內(nèi)容包括定期規(guī)范打印產(chǎn)生的會計賬簿、報表、憑證、日志等數(shù)據(jù)條款，然后通過統(tǒng)一裝訂并存檔處理；會計賬簿的處理一定要填制科目目錄以及啟用表，并把單位和賬簿名稱工整填于封面。同時，文件目錄和卷宗目錄也要正確填寫，并在打印的時候必須附上相應(yīng)的頁碼；事業(yè)單位的檔案移交工作也必須制定專門人員來負(fù)責(zé)，認(rèn)真做好交接任務(wù)，確保會計檔案完整無損和送檔和歸檔無誤。對于電算系統(tǒng)產(chǎn)生的會計檔案，事業(yè)單位要進(jìn)行必要的備份管理。首先是專用計算機(jī)的備份；其次是使用光盤和磁盤備份；然后是對于一些特殊的檔案進(jìn)行異地備份；最后是會計電算化的管理和保存。

　�。ǘ�）加強(qiáng)事業(yè)單位會計檔案管理硬件管理

　　事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置專門的電子會計檔案室，在硬件條件上要具備防潮、防塵和防磁的功能。會計電算化在入庫的時候，管理人員必須裝入軟件盒子中，并且要把這些盒子進(jìn)行防磁處理后放置在統(tǒng)一的固定位置。建立有效的授權(quán)批準(zhǔn)制度，便于對這些電子數(shù)據(jù)的查詢和歸檔。除此之外，研制計算機(jī)防火墻和病毒庫，確保計算機(jī)數(shù)據(jù)安全，以避免數(shù)據(jù)丟失和外泄帶來的損失。對計算機(jī)系統(tǒng)加強(qiáng)監(jiān)管，一般的計算機(jī)不要安裝光驅(qū)和軟驅(qū)設(shè)備，系統(tǒng)員統(tǒng)一安裝必要軟件，根本上避免中毒的可能。

　�。ㄈ�）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高會計檔案管理水平

　　在國內(nèi)，搞好會計檔案工作的關(guān)鍵的前提條件是得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在會計檔案管理人員的招聘上，單位要站在全局利益的高度，擇優(yōu)錄取。把那些有能力、有經(jīng)驗、有責(zé)任心的人員引進(jìn)到事業(yè)單位的會計檔案事業(yè)上。設(shè)置獎懲措施，優(yōu)則獎，劣則罰，公平對待。定期組織人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)內(nèi)知識，把激勵制度引進(jìn)單位內(nèi)部，不斷提高會計檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。與此同時，會計檔案管理制度以及《會計檔案管理辦法》也可以作為會計人員學(xué)習(xí)的參考內(nèi)容，讓他們從知識和思想上認(rèn)識到會計檔案的重要性。會計檔案的借閱手續(xù)制度和和使用權(quán)限制度也需要不斷完善，避免數(shù)據(jù)流失和泄漏。定期檢查存儲會計檔案數(shù)據(jù)的盤片，從而避免檔案數(shù)據(jù)的流失。

　　總之言之，不斷完善會計檔案管理制度，改進(jìn)和加強(qiáng)會計檔案管理工作，充分利用單位會計檔案信息資源，提高信息資源利用效率，使會計檔案在行政管理、科研、和后勤服務(wù)工作上發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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