辦公用品的管理制度(匯編3篇)
隨著社會一步步向前發(fā)展,越來越多地方需要用到制度,制度對社會經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對社會公共秩序的維護(hù),有著十分重要的作用。擬定制度的注意事項有許多,你確定會寫嗎?下面是小編為大家收集的辦公用品的管理制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
辦公用品的管理制度1
為規(guī)范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報廢、盤存、交接程序,使之管理有序,職責(zé)明確,節(jié)儉節(jié)約,避免浪費(fèi),特制訂本制度。
一、辦公用品的分類。
按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值保管品兩類。
其中低值易耗品主要指:簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、電風(fēng)扇、線插板、剪刀、釘書機(jī)、計算器、電話機(jī)、裝訂機(jī)、檔夾、裁紙刀、印泥等價值較低的日常用品;高值管理品為:電腦、打印機(jī)、文件柜、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、辦公桌椅等價值較高的物品。
二、辦公用品的管理職責(zé)部門。
公司辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為公司人事行政部。人事行政部應(yīng)當(dāng)于每月月初的1號—5號完成公司辦公用品使用計劃和上月辦公費(fèi)用報表上交公司總經(jīng)理審核。
辦公費(fèi)用報表分常規(guī)費(fèi)用和十分規(guī)費(fèi)用兩大類,其中常規(guī)費(fèi)用對應(yīng)日常耗用的低值易耗品的費(fèi)用,月初需由各部門負(fù)責(zé)人(業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人)制定相應(yīng)的月支出計劃,當(dāng)月的支出應(yīng)當(dāng)限定在月初的計劃經(jīng)費(fèi)之內(nèi),如有超支的,需要列出超支的緣由。超支巨大的需做當(dāng)面解釋。十分規(guī)費(fèi)用對應(yīng)高值管理品一項,高值管理品不設(shè)月度計劃,根據(jù)實際需要狀況透過正常審批程序購置。人事行政部需于月初列出各部門的費(fèi)用支出詳細(xì)統(tǒng)計狀況上交公司總經(jīng)理。
三、辦公用品的申請。
辦公用品的采買或者領(lǐng)用申請需要填寫《辦公用品申請單》。公司辦公用品的申請資格人為主管及以上管理人員。各級管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的辦公需要,及時地提出采買申請。普通員工的辦公用品需要應(yīng)當(dāng)向自己的主管提出,由主管統(tǒng)一進(jìn)行申請。
四、辦公用品的審批。
在填寫《辦公用品申請單》后,申請人應(yīng)當(dāng)將申請單交有審批權(quán)的部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。審批人是辦公管理費(fèi)用控制的職責(zé)人,其簽署的批準(zhǔn)意見對辦公費(fèi)用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)。
公司賦予部門經(jīng)理及以上的管理人員以必須價值范圍的辦公用品請購的審批權(quán)(鑒于目前由公司總經(jīng)理兼任業(yè)務(wù)部部門經(jīng)理的狀況,特下放審批權(quán)至業(yè)務(wù)主管一級)。根據(jù)不同的層級,劃分出不同類別辦公用品的審批權(quán)。業(yè)務(wù)主管和部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審批屬于低值易耗品的辦公用品的申請。公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批公司各部門所需的屬于高值管理品的辦公用品的申請。對于所涉金額過大的(單品價值到達(dá)和超過5000元的),由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)向公司總經(jīng)理申請審批。
五、辦公用品的采購。
填寫的《辦公用品申請單》在得到批準(zhǔn)后,應(yīng)當(dāng)交到公司人事行政部由人事行政部統(tǒng)一采買。人事行政部應(yīng)當(dāng)做好供應(yīng)商的建檔工作,編制出常用辦公用品的價格表,把握好辦公用品的價格行情,做好供應(yīng)商的比較、甑選工作,盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。
人事行政部將根據(jù)公司日常辦公需要,對一些常用的辦公用品進(jìn)行批量購買,在辦公室持續(xù)必須庫存,以保證正常辦公需要的及時滿足,提高供給效率。
六、辦公用品的入庫管理
在供應(yīng)商送來所購的辦公用品后,應(yīng)由人事行政部統(tǒng)一簽收、保管和發(fā)放。人事行政部應(yīng)當(dāng)將編制出的常用辦公用品的價格表交公司財務(wù)部保管,財務(wù)部在接相應(yīng)付款單據(jù)時應(yīng)當(dāng)再次核對相應(yīng)品種的單價和總金額及簽收人的簽字,確認(rèn)無誤的準(zhǔn)予付款。
七、辦公用品的保管。
備用的辦公用品由人事行政部統(tǒng)一保管。公司為人事行政部劃定相應(yīng)的存放區(qū)域,實行封閉保存。由各部門申請的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時發(fā)放。
發(fā)放出去的辦公用品應(yīng)當(dāng)由人事行政部做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄,明確領(lǐng)用部門,領(lǐng)用人,領(lǐng)用日期。
對于大件管理品實行保管職責(zé)制,實行使用人、領(lǐng)取人、保管職責(zé)人三合一的.辦法,對保管職責(zé)進(jìn)行歸屬。人事行政部將根據(jù)不同時期的現(xiàn)實狀況合理編訂納入保管職責(zé)制的大件管理品目錄,F(xiàn)階段的大件管理品范圍暫定為:電腦及其配件、電話機(jī)、電風(fēng)扇、計算器。
對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗,將根據(jù)個人職責(zé)的程度,由職責(zé)人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償。(職責(zé)認(rèn)定分3等,含完全職責(zé)、一般職責(zé)和輕微職責(zé),分別對應(yīng)80%,50%,20%的損失賠償比例。損失的計算按歷史采購成本計算,根據(jù)人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限,在計提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代,市面購置價值降低的,也能夠直接按重置成本計算,兩種賠償計算方式能夠由賠償人選取。)
實行定期盤存制。盤存頻率為一月次,人事部將于每月的25號至31號內(nèi)抽取時間進(jìn)行大件管理品的盤存。盤存資料包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在狀況,問題狀況,并讓相應(yīng)的保管人簽字確定,以便及時地發(fā)現(xiàn)問題,處理問題。
八、辦公用品的領(lǐng)用。
各部門憑《辦公用品申請單》能夠領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時,領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在人事行政部的《辦公用品發(fā)放表》上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人能夠是《辦公用品申請單》申請人,也能夠是申請人指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的,務(wù)必是使用人前來領(lǐng)取并簽字,以明確保管職責(zé)。
在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時,人事行政部應(yīng)當(dāng)對領(lǐng)取人做好登記記錄。
九、辦公用品的報廢。
公司對高值管理品的報廢實行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞,不能使用的,應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。
1、對簡單問題的能夠自行維修處理。但對有保修服務(wù)品,且在保修期內(nèi)的,不得擅自自行處理。
2、可維修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品維修申請單》至人事行政部統(tǒng)一進(jìn)行處理。
3、對維修不成的高值管理品實行報廢處理。報廢應(yīng)當(dāng)是在對可能維修的,在提交過維修申請,經(jīng)過維修但無法修好的狀況下,或者是對無條件維修的,經(jīng)過了人事行政部的故障認(rèn)定,方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》,經(jīng)人事行政部簽字確認(rèn)后報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過1000元的,須報請公司副總經(jīng)理的批準(zhǔn);原購買價值單件超過5000元的,須報請公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)。
4、高值報廢品在得到報廢審批后應(yīng)當(dāng)由人事行政部進(jìn)行回收處理,以求極可能的開源節(jié)流。
5、高值管理品在完成報廢程序后,應(yīng)當(dāng)從《高值管理品登記表》上核銷,核銷時應(yīng)做紅筆登記,并附上《辦公用品報廢申請單》。
十、辭職清退狀況處理。
對于有提出辭職的員工,在辦理辭職手續(xù)時,務(wù)必在辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取事項。
辦公用品的管理制度2
一、采購、保管和發(fā)放辦公用品應(yīng)堅持工作需要、勤儉節(jié)約、多店詢價、購前審批、公開透明、記錄完整、定期審核的原則。
二、辦公用品采購的審批程序:由需用辦公用品的人員向辦公室主任提出書面購物申請。辦公室主任根據(jù)工作需要,及時制定采購計劃,按以下程序辦理:
1、一次性開支在500元以下的,經(jīng)辦公室主任同意后,指定2人辦理。
2、一次性開支500—5000元的,由辦公室主任提出意見,報分管領(lǐng)導(dǎo)同意后,指定2人以上辦理。
3、一次性開支在5000—10000元的,由辦公室主任提出意見,報分管領(lǐng)導(dǎo)審核,由主要領(lǐng)導(dǎo)審批后,指定2人以上辦理。
4、一次性開支在10000元以上的,由辦公室主任提出意見,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后,提交領(lǐng)導(dǎo)會議集體研究決定。
三、辦公用品的保管和發(fā)放按以下程序進(jìn)行:
1、保管人員核對購物清單后,對購回的物品登記,按照保證質(zhì)量和方便取用的原則,分類存放。
2、保管員憑辦公室主任審批簽字同意的'領(lǐng)用單發(fā)放物品,領(lǐng)用單留存?zhèn)洳,并做好詳?xì)記錄,領(lǐng)用人員要簽字認(rèn)可。
3、保管人員要定期對庫存物品進(jìn)行盤點,隨時掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況,向主任匯報,及時編制采購計劃,按規(guī)定采購,保障供給。
四、分管領(lǐng)導(dǎo)隨時組織辦公室主任對保管和發(fā)放工作進(jìn)行檢查,并征求各單位的意見和建議,增強(qiáng)責(zé)任意識、服務(wù)意識,改進(jìn)辦公用品的保管和發(fā)放工作。
五、在辦公用品采購過程中,如有違法行為,要依紀(jì)依法予以追究。對于賬物不符,記錄混亂,服務(wù)不到位的保管人員,給予批評教育,情節(jié)嚴(yán)重的,按照規(guī)定給予紀(jì)律處分。
辦公用品的管理制度3
一、總則
(一)為加強(qiáng)辦公用品管理,規(guī)范辦公用品領(lǐng)用程序,提高利用效率,降低辦公經(jīng)費(fèi),特制定本制度。
。ǘ┮(guī)定中的辦公用品分為固定資產(chǎn)和一般辦公用品。
1、固定資產(chǎn)主要指:桌椅、公文柜、電腦、電話機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。固定資產(chǎn)需要遵守固定資產(chǎn)管理制度。
2、一般辦公用品包括剪刀、透明膠紙、雙面膠、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、美工刀、白板筆、鉛筆、水筆、水筆芯、圓珠筆芯、便簽紙、筆記本、信封、打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印泥、釘書釘、大頭針、夾子、圖釘、菲林袋、檔案袋、請假條、報修單、費(fèi)用報銷單、標(biāo)簽、紙杯、計算器、電池等。
3、員工對辦公用品應(yīng)本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費(fèi)的原則。對于消耗品第二次發(fā)放起,必須實行以舊換新。
4、辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為己有,挪作私用。
5、不得用辦公設(shè)備干私活,謀私利。不許將辦公用品隨意丟棄廢置。精心使用辦公設(shè)備,認(rèn)真遵守操作規(guī)程。
二、辦公用品計劃
。ㄒ唬└鞑块T根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況,每月25日前編制并提報下月辦公用品領(lǐng)用計劃,部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報行政人事部。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后交行政人員進(jìn)行登記申領(lǐng)。
。ǘ┬姓藛T核對辦公用品領(lǐng)用申請表單與辦公用品臺賬庫存后,編制《辦公用品申請購置計劃表》,經(jīng)總經(jīng)理審批簽字后,將采購計劃單進(jìn)行采購。
三、辦公用品的發(fā)放及領(lǐng)用
。ㄒ唬﹤人辦公用品的發(fā)放
1、辦公室新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備筆一支、筆記本一本其他物品根據(jù)新員工職位配備。
2、個人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)向行政部申請,填寫好《個人辦公用品申領(lǐng)單》,并在《辦公物品領(lǐng)取登記表》上簽字即可領(lǐng)用。個人每月領(lǐng)用低值易耗辦公用品的總金額不得超過10元。
3、行政人員根據(jù)員工個人領(lǐng)取情況進(jìn)行統(tǒng)計。
。ǘ┎块T辦公用品的`發(fā)放
1、白板筆、文件婁、回形針、訂書機(jī)、廢紙婁、掃把等按區(qū)域分配,每辦公區(qū)分配一套。
2、計算器除必備部門配備外同樣按區(qū)域分配。
3、行政人員根據(jù)部門發(fā)放所列物品,各部門領(lǐng)用人領(lǐng)取后需簽字確認(rèn)。每個月部門領(lǐng)用辦公用品的總金額不得超過50元。
。ㄈ╇娫、計算器、訂書機(jī)、文件婁、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、直尺、鼠標(biāo)、鍵盤等耐用辦公用品,已按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放,原則上不再增補(bǔ),如重復(fù)申領(lǐng),應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新,杜絕虛報冒領(lǐng)。如人為損壞或遺失由個人負(fù)責(zé)賠償。
四、辦公用品的交接與收回
員工因離職或工作崗位變動等原因需進(jìn)行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接或收回時,應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。
移交人需逐項列出物品清單,接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下,仔細(xì)點驗,遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明,視該物品金額的大小情況,是否追究移交人(保管人)的責(zé)任,另行處理。
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