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電子會(huì)計(jì)檔案保管安全規(guī)定的內(nèi)容
新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》增加了電子會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)規(guī)定，將電子會(huì)計(jì)檔案納入了會(huì)計(jì)檔案的范圍，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。新《管理辦法》還規(guī)定，滿足一定條件時(shí)單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存。
僅以電子形式歸檔保存的會(huì)計(jì)資料，一方面在制度上確定了電子會(huì)計(jì)檔案的合法合規(guī)，方便會(huì)計(jì)檔案的保存和保管，另一方面也讓人不太放心，電子形式的會(huì)計(jì)資料平時(shí)看不見(jiàn)摸不著，機(jī)器故障、系統(tǒng)原因、人為錯(cuò)誤等，都可能造成電子會(huì)計(jì)檔案的丟失。那么，電子會(huì)計(jì)檔案要怎樣保管才安全呢？
首先，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全方面要有保證，比如防水、防火、防震、防盜等，注意辦公區(qū)域的鎖禁和巡查等。
其次，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的安全、可靠方面要有保證。能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。
最后，針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完善相關(guān)內(nèi)控制度，比如電子簽名，禁止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)，防篡改，建立災(zāi)后恢復(fù)的應(yīng)急方案等等。
總之，電子會(huì)計(jì)檔案是順應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，其保管與安全問(wèn)題也應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息技術(shù)及內(nèi)部控制制度而做好風(fēng)險(xiǎn)防范，盡量應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)和辦法保證電子會(huì)計(jì)檔案的安全。
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